Agenda & afspraken
Vraagt een mail om een afspraak, dan zet Otto er echte vrije momenten uit je agenda in — geen verzonnen tijdstippen.
Waarom het uitmaakt
Zonder je agenda kan Otto wel een vriendelijke zin schrijven, maar geen tijdstip noemen zonder het te verzinnen. Dat is precies het soort fout dat je achteraf een excuus kost: een voorstel dat goed klinkt en gewoon bezet is. Met je agenda erbij kiest Otto uit momenten die echt vrij zijn.
Aanzetten
- Ga naar Instellingen en zet Vrije momenten voorstellen aan. Voor een gedeeld postvak staat dezelfde knop op het teamscherm.
- Kies eventueel hoe lang een voorstel duurt. Standaard een halfuur.
Heb je je postvak gekoppeld vóór de agenda-functie bestond, dan dekt je toestemming ze nog niet. Otto zegt dat dan zelf bij Integraties: koppel je postvak één keer opnieuw en het werkt. Je mail blijft ondertussen gewoon lopen.
Wat Otto voorstelt
- Hoogstens drie momenten, gespreid over verschillende dagen — komt één dag niet uit, dan blijft er iets over.
- Niets binnen de eerstvolgende twee uur: de ontvanger moet je mail nog kunnen lezen.
- Alleen binnen je werkuren. Otto leest die uit Outlook zelf, dus wie om zeven uur begint of op woensdag vrij is, hoeft hier niets in te stellen.
- Voorlopige afspraken tellen als bezet — die geef je niet weg aan een klant.
Wat Otto van je agenda leest
Alleen vrij of bezet. Titels, deelnemers en locaties worden niet opgehaald en komen dus ook nooit bij het AI-model terecht. Er wordt niets in je agenda gezet: een afspraak maak je zelf, zoals je gewend bent.
De functie staat standaard uit. Zet je ze niet aan, dan raadpleegt Otto je agenda nooit.